A digitalizáció egyik pozitív előnye, hogy automatizációs folyamatokkal könnyítheted meg a munkádat fogorvosi rendelődben, aminek fő vonzata az, hogy ezek használata mellett lényegesen több idő jut az igazán fontos dolgokra a mindennapokon.
Egy korábbi cikkünkben a Cloudehr azon marketing automatizációs funkcióit és működésüket mutattuk be, amelyek használatával maximalizálható a hatékonyság praxisodon, ebben a bejegyzésben pedig részben kapcsolódva az előbb említett témához, az automatizációs folyamatok egyik legfontosabb komponensére, a sablonüzenetek használatára térünk ki, ami a páciensekkel való hatékony kommunikációnak elengedhetetlen eleme. Egy jól megfogalmazott automatikus üzenettel nem csak több munkaórát spórolhatsz meg hetente, de elégedettebb páciensekkel is gazdagodhatsz. Az üzenetek automatizálásához nincs szükség külső segítségre, tehát a Cloudehr Orvosi Szoftver rendszerén belül koordinálható ez az egyébként roppant könnyen kezelhető funkció.
Miért hasznos a sablonok alkalmazása?
Soha többé nem kell az előző üzenet másolásával és beillesztésével tölteni az időt, ehelyett egy gombnyomással tartható a kapcsolat pácienseiddel és lényegre törő, azonnali visszajelzés birtokában lesznek. Mindemellett fontos érv az is, hogy napjainkban vélhetően a legtöbb ember a telefonja, vagy egyéb okoseszköze naptárjába és jegyzetei közé vezeti fel az épp legfontosabb teendőit és időpontjait. Amellett, hogy az üzeneteid boldoggá teszik a pácienseket, el is kötelezed őket a rendelő mellett, ami pedig egyenes út ahhoz, hogy bátran merjék ajánlani másoknak is a szolgáltatásaidat. A praxismenedzsment akkor lehet eredményes, ha jól átlátható rendszer van kiépítve hátterében, tehát az időpontok megerősítése és az emlékeztetés egyaránt fontos, ezért a Cloudehr Orvosi Szoftverben használható értesítések két csatornán keresztül jutnak el a páciensekhez:
1. Automatikusan küldött e-mail üzenetek formájában
A funkció
időpontok visszaigazolására
Időpont-emlékeztetésére
számlaértesítésre
illetve adott kezelésekre, kontroll vizsgálatokra történő visszahívásra alkalmazható.
Az e-mailek minden nap 10 órakor az adott időpont előtt egy nappal kerülnek kiküldésre a szoftverből és a A “Beállítások”- “Értesítések” , illetve visszahívás esetén “Beállítások”- “Visszahívások” menüpontban található a sablonok szerkesztésére használható felület, ahol a kitöltendő mezők logikusan, egymásra épülve követik egymást.
A részletes, pontos beállítást az értesítések esetében ide kattintva, a visszahívásokra vonatkozó beállításokat pedig ide kattintva éred el.
2. Automatikusan küldött sms üzenetek formájában
Időpont-emlékeztetésre alkalmazható sms egyenleg vásárlást követően.
Az online tér nagy előnye, hogy az információáramlás rendkívül gyorsan zajlik. Az sms értesítők inkább a fiatalabb generáció megszólítása esetén lehetnek hatékonyak, ugyanis jóval több időt töltenek el mobiltelefonjuk használatával, mint esetlegesen az idősebb korosztály. Az üzenetek minden nap 17 órakor az adott időpont előtt egy nappal kerülnek kiküldésre a szoftverből, illetve igény esetén ki-be kapcsolható a funkció.
Mire figyelj a sablonok írásakor?
Az automatikus sms-ek és e-mail-ek beállítása nem igényel nagy informatikai hátteret, kortól függetlenül elvégezhető minden részlete és tartalmuk bármikor módosítható, viszont néhány szempontot nem árt szem előtt tartani.
Ne kapkodj!
Mielőtt belekezdesz a sablon szerkesztésébe, gondold végig, hogy pontosan mi az üzenet célja és mit szeretnél elérni vele, sőt, képzeld el azt is, hogy te mit látnál szívesen a páciensek helyében. Mindezek fényében egy személyre szabott üzenet lesz az eredmény, ami minden lényeges információt magában foglal.
Az üzenet mindenképp tartalmazza a következőket:
- Tárgy
- Megszólítás
- Elköszönés
- Cégnév
Mit NE tartalmazzon az üzenet?
Lehetőség szerint kerüld a helyesírási hibákat, illetve ügyelj arra, hogy leveled ne tartalmazzon felesleges információt, mert könnyen elvonhatja az olvasó figyelmét és ronthat a rendelődről alkotott képén. Az e-mail és SMS célja a gyors, rövid és hatásos kommunikáció, tehát ne hasonlítsd össze a hagyományos levelezéssel! Üzeneted legyen konkrét és lényegre törő.
TIPP!
Az alábbiakban összegyűjtöttünk néhány olyan sablon példát minden funkcióhoz, ami a segítségedre lehet és ötletet meríthetsz belőlük:
Példák e-mail értesítés sablonra:
Tárgy: Orvosi időpont visszaigazolás
Üzenet: Kedves Páciensünk!
Köszönjük, hogy rendelőnket választotta!
A megbeszéltek szerint várjuk Önt a következő időpontban.
Időpont adatok: 2020.10.23. 16:00
Cím: 1065. Budapest, Ó u. 1.
Üdvözlettel,
Silver orvosi rendelő és csapata
Tárgy: Orvosi időpont emlékeztető
Üzenet: Kedves Páciensünk!
Ezúton emlékeztetnénk, hogy a megbeszéltek szerint várjuk rendelésünkre a holnapi napon. Amennyiben módosítaná, vagy lemondaná időpontját, arra a következő telefonszámot tárcsázva van lehetősége: 0620/111-22-44
Időpont adatok: 2020.10.23. 16:00
Cím: 1065. Budapest, Ó u. 1.
Üdvözlettel,
A Silver orvosi rendelő csapata
Tárgy: Számlaértesítő
Üzenet: Kedves Páciensünk!
Mellékelten küldjük aktuális számláját. Amennyiben ezzel kapcsolatban bármilyen kérdése merülne fel, kérjük hívja ügyfélszolgálatunkat, ahol munkatársaink készséggel állnak rendelkezésére. A számla megfelel az áfa törvényben és egyéb rendeletben foglalt törvényi előírásoknak.
Megtekintéséhez kattintson a számla letöltése gombra.
Üdvözlettel,
Silver rendelő
Példa sms értesítés sablonra:
Tárgy: Orvosi időpont emlékeztető
Üzenet: Tisztelt Páciensünk!
Telefonbeszélgetésünkre hivatkozva sok szeretettel várjuk rendelésünkre az alábbi időpontban. Kérjük, hogy érkezzen pontosan és kérdés esetén keressen minket bizalommal!
Időpont adatok: 2020.10.23. 16:00
Cím: 1065. Budapest, Ó u. 1.
Üdvözlettel,
A Silver orvosi rendelő csapata
Példák visszahívás sablonra:
Tárgy: Esedékes szűrővizsgálat
Üzenet: Tisztelt Páciensünk!
Hamarosan aktuálissá válik általános szűrővizsgálata. Ne feledje, hogy a rendszeres ellenőrzése lehetővé teszi az esetleges problémák és fájdalmak megelőzését. Amennyiben szeretne időpontot foglalni, kérjük keressen a megadott elérhetőségek egyikén.
Üdvözlettel,
A Silver orvosi rendelő csapata
Telefonszám: 0620/111-22-44
E-mail cím: silverrendelo@gmail.com
Tárgy: Önnek esedékes kontroll időpontja van
Üzenet: Kedves Páciensünk!
Ezúton értesítjük, hogy a varratszedése időpontja rendszerünk szerint ekkor lesz esedékes: 2020.10.23.
Kérjük, hogy időpontfoglalás esetében keressen minket bármely elérhetőségünk egyikén.
Üdvözlettel,
A Silver orvosi rendelő csapata
Amennyiben te is szeretnéd növelni rendelőd hatékonyságát, használd ki az automatizáció adta lehetőségeket a Cloudehr fiókodban, vagy próbáld ki szoftverünket ingyenesen 14 napig és kérdés esetén keresd bizalommal Support csapatunkat a +36 1 701 6607-es telefonszámon, vagy az info@cloudehr.hu e-mail címen.